Sak publisert 20.mars hos «Lederne» på deres Coronaside; lederne.no/kategori/korona/
– Omdømmet er viktig, men nå skal vi overleve! Etter at alle ansatte er sendt hjem, skal vi først og fremst sikre driften vår. Det betyr at vi må ta tøffere valg enn vi noen gang har gjort som ledere, sier en av Norges fremste eksperter på kriseledelse, Marianne Melfald.
-Jeg forutsetter at ledere i Norge allerede har iverksatt smittereduserende tiltak. Det viktigste en leder kan gjøre i den neste fasen av denne pandemien, er å sørge for at bedriften opprettholder mest mulig grad av daglig drift, slik at man er i business også når krisen glir over. Det å ha en jobb å gå til når dette er over, vil være det aller viktigste for medarbeiderne også. Å sikre jobbkontinuitet blir lederes jobb nummer en i tiden fremover, mener Marianne Melfald i Melfald KriseKom.
Hun rådgir til daglig en rekke private og offentlige aktører om kriseledelse, beredskap og krisekommunikasjon. I tillegg er hun blant annet foreleser på Forsvarets Høgskole og holder beredskapskurs i regi av DSB (Direktoratet for sikkerhet og beredskap). Melfald holder er en av foredragsholdere som arbeidstakerorganisasjonen Lederne benytter på krisekommunikasjon.
Tre hovedregler for ledere i koronatider
Melfald mener god ledelse i hovedsak handler om tre ting i tiden vi er inne i:
- Å redusere smitte ved strenge tiltak som blir håndhevet.
- Å betrygge medarbeidere med tydelige retningslinjer og handlekraftig ledelse.
- Å sikre fortsatt drift slik at jobbene består.
– Ivaretakelse av folk og omsorg er viktig, men hvis ansatte er syke, er det primært helsevesenet som ivaretar dem. Lederen skal derimot gi ansatte god informasjon, holde en åpen linje i forhold til spørsmål og smidige praktiske løsninger der det er mulig. I denne fasen vi nå er inne i, bør driftskontinuitet stå på alle lederes lister. Hvordan sikrer vi oss når nøkkelmedarbeidere blir syke? Hvordan bygger vi opp kompetente ekstra ressurser i tide? Hem bør være hjemme nå og holde seg friske som backup personell? Har vi kontroll på underleverandører, med og uten varer vi trenger? Det er spørsmål som en leder har ansvar for besvare, mener Melfald. På hennes kurs lærer du blant annet Proaktiv stabsmetodikk; «Føre var-prinsippet» for planlegging for kriser og hvordan man lager proaktive planer basert på worst case-scenario.
– Hvis du planlegger basert på worst case, blir du ikke tatt på senga, om det faktisk skjer. Dette gir deg bedre handlingsrom, mer arbeidsro og flyt i håndteringen. All erfaring så langt, sier oss at ting bare vil bli verre i denne Koronaepidemien, for å være brutalt tydelig, fremhever Melfald som er kjent for bruk av praktiske sjekklister som verktøy i kriseledelse.
Lag en god bemanningsplan
– Hvilke nøkkelressurser må vi sikre?
– Ledere må stille seg følgende spørsmål: «Hvem kan være stedfortredere for hvem? Hvem må i tilfellet læres opp i tide? Hvordan flytte rundt på folk for å løse det aller viktigste?». De må også utarbeide en policy for varsling. Hvem har symptomer av betydning, hvem er bekreftet smittet, hvem blir friskmeldte og kan jobbe igjen? Videre må de gå gjennom hvilke underleverandører der er avhengige av, og hvilke støtteressurser de har – og gi oss kontaktinformasjon til disse, forklarer Melfald.
Sjekkliste og oppfølgingsplan
– Hvilke punkter bør ledere ha på sin sjekkliste for å ivareta ansatte og andre interessenter i disse dager?
– Dersom du ikke har laget det før, er det på høy tid å lage en risikoanalyse, og deretter en god plan for å håndtere risikoene. Lag en oppstilling av hva som er situasjonen nå – helt konkret og rasjonelt. Hva er det verste som kan skje videre basert på status, hvor har vi de største risikoene i forhold til mennesker, miljø/samfunnsviktige funksjoner, drift/økonomiske verdier og omdømmet vårt. Hva kan vi så gjøre for å redusere sannsynlighet for at dette skjer og konsekvenser? Hva er da det aller viktigste vi bør gjøre? Når dette er kartlagt, lager vi planen vår og inkluderer en oversikt over hvem som gjør hva, samt en frist for når ting skal utføres. Deretter avtaler vi neste møte. Her oppdateres status og planen justeres. Ett fellesmøte om dagen er det mest vanlige akkurat nå, telefon eller digitalmøte primært.
5 praktiske råd for god ledelse i koronatider
Marianne Melfald er tydelig på hva som konkret er god ledelse under en slik krise vi er inne i nå.
Hun forklarer at ledere må huske på:
1. Sikre IT og lag sikkerhetspolicy. Når de fleste har hjemmekontor, har disse vanligvis dårligere sikkerhetsbarrierer enn om vi er på jobben. I tillegg er dette tiden da kriminelle prøver seg med falske fakturaer eller annet som er enklere når vårt fokus er på andre ting. Nå må man sikre økonomiske verdier maksimalt.
2. Struktur og møteplasser. Hjelp medarbeidere med hjemmekontor for å lage gode møteplasser og strukturer i arbeidet. Faste morgenmøter, felles sosiale lunsjsamlinger, milepælsmøter i prosjekter og så videre. Dette er også god trening i selvledelse. Settes prosjekter på vent; er det kanskje temaer de ansatte kan opparbeide seg ny kompetanse på gjennom selvstudier. Samtidig må det vises forståelse for at arbeidet neppe blir like effektivt når huset er fullt, det gjennomføres hjemmeskole ved siden av og man etter hvert må pleie syke i familien.
3. Ha kontakt med kunder. Vær tilgjengelig og bruk etablerte digitale møteplasser – for begrenset informasjon. De fleste har nok med sitt, så gi kun relevant informasjon på ekstern web, hvor kunder selv kan søke dere opp. Det er mye informasjonsstøy i media nå, så det er lurt å hjelpe folk å fokusere på det som relevant informasjon. Det er viktig å følge myndighetsråd, så kan vi bidra til å formidle disse, bør vi prioritere det. Dette er ikke tiden til store markedskampanjer, men det kan være en god anledning til å vise samfunnsansvar og egen kompetanse, ved å by på hjelp og gode råd. Husk å ikke gi bort alt du har gratis nå. Viktig at vi ikke devaluerer verdi av eget arbeid. Det er dugnad nå, men vi ønsker ikke pris-dump når vi er tilbake i normal drift.
4. Kriseledelse/operasjonssentral. Om ikke dere har gjort det hittil, sett en krisestab med ledergruppen. Dere er nødt til å ha en operasjonssentral og én kriseleder som til enhver tid har hele situasjonsbildet. Dette bør helst ikke være daglig leder eller administrerende direktør som skal ha hode fritt til å ta krevende beslutninger. Hold informasjonsdisiplin! Alle bør ikke vite alt til enhver tid, men all vesentlig informasjon bør samles et sted – digitalt – og oversikten bør kriseleder ha. Kriselederen bør ha minimum to stedfortredere. Kriselederen sikrer at alle til enhver tid har det oppdaterte situasjonsbildet, at en vurdering av potensialet jevnlig blir tatt og at folk som skal utføre oppgaver leverer på dette. Noen har krisestaber både på strategisk nivå og på operasjonelt nivå, men mange har også slått disse stabene sammen for å spare folk nå. Informasjonsflyt er krevende, så husk presisjon her!
5. Kommunikasjon til ansatte. Bruk vanlige etablerte digitale kanaler. Stemmen skal være rolig, betryggende og informativ. Opplever du rykter og spekulasjoner, så vær rask med å korrigere. Vær tydelig i all din kommunikasjon, selv når du har ubehagelig nyheter om permisjoner og oppsigelser. Du ønsker ikke å åpne for tolkning av dine svar.
Ta vare på deg selv som leder
Melfald er svært opptatt av at ledere må ta være på seg selv i en slik krise.
– Det er krevende å være leder i en så stressende tid som vi opplever med korona nå. Ledere, som alle andre mennesker, reagerer ulikt. Men vi ser at under press skjer det en del ting med oss. Noen blir ekstra skjerpede, andre blir ukonsentrerte, noen blir mindre kreative og rigide, og får tunnelsyn – mens andre blir mer fokuserte. Vi er forskjellige, og tilstanden vi var i før krisen, er vesentlig. Uansett lederpersonlighet, så må også ledere ta time out og hvile for å kunne ta seg inn. Søvn, mosjon og avreagering er svært viktig nå. Denne krisen vil ikke være over til påske, så vi må være seige og holde lenge. Derfor må du som er leder lage en plan for hvordan du selv kan leve under press over tid. Ledere som tar vare på seg selv – tar også vare på sine ansatte, sier Marianne
«Hode, hjerte, hender»
– Når du underviser lærer du bort prinsippet med «hode, hjerte og hender» i kriseledelse. Hvordan angår det ledere i Koronatider?
– God krisekommunikasjon handler om å vise at man skjønner krisen (hode), at man tar innover seg konsekvenser av krisen for folkene som rammes (hjerte) og at man viser handlekraft og iverksetter tiltak (hender). Får man til dette, er det større sjanse for å bevare tillit. Man kan til og med bygge tillit i en krise! Dette gjelder også under korona-epidemien. Forståelse av risiko og handlekraft er det aller viktigste nå. Denne krisen krever prioritering av tid og krefter. Det hjelper ikke om du viser masse empati, om du ikke greier å iverksette gode smittetiltak eller å sikre arbeidsplassene. Denne krisen rammer alle, og vi vurderes litt annerledes enn om fokuset kun var på oss. Det er en aksept for at tøffe beslutninger må tas og at vi er slitne. Omdømme og tillit er viktig, men det kommer av seg selv om vi gjør de andre tingene riktig nå.
– Bruk krisen til å vise hva dere kan
– Dette er krise som ikke ligner på noe annet vi har opplevd. Denne har på mange måter andre kjøreregler. Nå skal vi overleve! Og i skal først og fremst sikre driften vår. Det betyr at vi må ta tøffere valg enn vi noen gang har gjort som ledere. I etterkant vil vi bli vurdert på i hvilken grad hadde vi beredskap, men aller mest på hvordan vi faktisk håndterte situasjonen. Det er naturlig nok mest interessant om vi faktisk er i business. Derfor er driftskontinuitet vår jobb nummer en. Bruk din tid som leder til å være kreativ for å holde hjulene i gang, og involver folk til å brainstorme om hvordan. Vær ærlig på at lederjobben er beintøff, at du trenger at folk involverer seg og at alle gode initiativ blir verdsatt. Hvordan klimaet var på jobben i tiden før krisen, er vesentlig. Men husk også at en krise er en mulighet til å vise at dere kan, at dere vil og at dere som fellesskap fikser dette, er Marianne Melfalds kloke avsluttende ord.