Verdiløse beredskapsøvelser – Hvordan unngår vi sløsing av tid og penger?

Kommune-Norge er ikke plaget med for mange beredskapsøvelser. Derfor er det pussig at når det først øves, gjøres dette ofte svært halvhjertet. Beredskapssjef i Agder, Yngve Årøy, uttaler til NRK denne uken, at det sløses bort millioner på øving. Det er jeg enig i. Kvaliteten på øvelsene må bli bedre. Her er 5 konkrete punkter for HVA som gir mer verdi for pengene – når man først øver.


1) Metodikk og potensiale vurdering som viktigste øvingsmål
Det mangler ofte en grunnleggende forståelse for hva som er god beredskapsledelse. Gode ledere er nødt til å tenke potensiale, altså worst case når vi står ovenfor en trussel. Vår evne til å mobilisere nok ressurser- tidlig, sparer tid, og ofte liv. For å gjøre en god potensiale vurdering, og ikke minst agere og lede målrettet og presist, kreves en metodikk. Proaktiv stabsmetodikk gir en systematisk oppgang av hva vi står overfor når vi aner en trussel, og gir oss raskt struktur for samordning og informasjonsflyt, og ikke minst arbeidsro fordi vi er i forkant. Tørr vi å tenke worst case, blir vi ikke overrasket når ting eventuelt utvikler seg – og har slik kjøpt oss arbeidsro og tid. Og forhåpentligvis tatt bedre beslutninger og vist handlekraft.
Øvingsmål er nødt til å handle om evne til å tenke potensiale og bruk av metodikk. Dette mangler ofte på listen over øvingsmål. Har man èn metodikk som brukes uansett type hendelse, unngår man de 114` ulike scenarioene som man prøver å finne frem til i planen, og som sjelden gir så mye mening for akkurat denne krisen….

2) Relevante øvingsmål
De fleste har skjønt at de trenger øvingsmål for å spisse inn en øvelse, og for å ha konkrete punkter å henge evalueringen på. Men slett ikke alle – dessverre. Det holder ikke å si at vi skal «øve god krisehåndtering og samhandling». Vi må definere hva det betyr for den enkelte som skal øves. Hva er de konkrete vurderingskriteriene for strategisk 3. linje, operasjonell 2. linje eller for 1. linje på skadestedet? Hva betyr det for dem som skal ta vare på folk, de som skal står foran medias mikrofoner etc. Hvordan ønsker vi at vår interessent-dialog skal være; hva må da være målene for dette som vi skal vurderes på? Når vi samøver med nødetater, eller andre aktører; hvordan ønsker vi å samhandle og hvordan forbereder vi hver vår del godt – FØR vi øver sammen?

3) God rolleforståelse FØR øvelsen
De fleste har beredskapsplaner med utfyllende rollekort. Men disse er ikke så mye verdt om folk som skal fylle den enkelte funksjon, ikke har trent på hva som ligger i dette rollekortet. Det kan være endeløse oppgaver, men om planen ikke klargjør hvor ansvar begynner og slutter for den enkelte funksjon, blir det krevende å finne ut av dette under press.
Ofte er det manglende rolleforståelse i forhold til 2. og 3. linje – som heller ikke vet hvor eget ansvar begynner og slutter. Det fører ofte til dobbeltarbeid, eller at viktig oppgaver faller mellom alle stoler, og at fremdrift uteblir.
Det siste i forhold til rolleforståelse, handler om egen organisasjon sin rolle ift eierskap og ansvar for selve krisen. Også her må det stilles de riktige avklaringsspørsmål. Er det vår krise, eller bør vi sitte stille i båten? En plan kan avklare noen mandater, men en øvelse bør gi en mulighet til å teste nettopp denne drillen – om den ikke er gjort i forkant. Mindre øvelser i forkant av den litt større, anbefales for å justere planverk, spesielt i forhold til rolleavklaringer og mandat – slik at man i de større øvelsene, sjekker om dette funker godt nok i praksis.

4) Trening og mindre øvelser før fullskala
Når kommune-Norge først øver, skal ALLE med. Selv uten deltrening som er helt avgjørende for å lykkes. Da blir øvelsen for omfattende og vanner ut læringsverdien, selv om vi kan tikke av i våre rapporter at joda, øvelsen er avviklet…men dog uten reell verdi.
Mange kommuner mangler et helhetlig øvingsprogram som sier noe om hva man faktisk trenger av nøkkelkompetanse, og hvem som skal øve på hva. Beredskapsleder MÅ få trene på sin lederrolle, tavlefører må få trene sin rolle, vi må trene på varsling og mobilisering, bruk av elektroniske verktøy som CIM/Raven, og de på pårørendetelefonen må få trene på sin rolle etc. Når den enkelte er trygg og når hvert av ledernivåene er trygge på sine oppgaver og ansvar, da først bør vi trene bredere – sammen. Det er fint å trene sammen med nødetater og alle virksomhetsområder, men om folk er utrygge eller rett og slett rustene i egne funksjoner, blir kvaliteten på samtreningen svært dårlig og virker mot sin hensikt. Om man i øvelse opplever dårlig kompetanse hos samarbeidspartnere, bygger ikke det gode relasjoner. Og ved en reell krise, er det nettopp gode, personlige relasjoner og felles opplevelse av mestring som er den meste kapitalen.
Det bør også være et kontrollspørsmål ved forberedelse til øvelsen; øver vi med de riktige personene? Dersom nøkkelpersoner som skal ta de mest vesentlige avgjørelser i en reell krise, aldri er med pga tidsnød, får vi aldri den gode helhetlige forståelsen av hva som må til – når det virkelig kreves av oss. Og husk at vi må ikke alltid trene stort. Vi kan få mye ut av tabletops, og avgrenset samtrening – også med digitale øvelser som tar minimalt med tid.

5) Målrettet evaluering og oppfølging fra ansvarlig ledelse
Beredskap er alltid et lederansvar. Det sitter uendelig mange gode beredskapsledere/koordinatorer i kommune-Norge, som nærmest blir gisler for kommunens beredskap. Med begrensede ressurser blir ofte deres navn satt på samtlige oppfølgningspunkter etter øvelser.
God evaluering handler om å bruke viktige funn til å gjøre forbedringer – mens det ennå er tid. Det holder ikke bare å identifisere dem, og så øve på de samme feilene neste gang. Vi må fikse dem! Evalueringer bør oppsummeres med en prioritering av funnene, slik at det er realistisk at vi faktisk gjør noe med dem. Hvert funn bør ha en deadline for forbedring og et navn for oppfølging. Men det er nødt til å være kommuneledelsen som har hovedansvaret. Det er ikke den beredskapsansvarlige som forvalter dette ansvaret, det ligger hos kommuneledelsen.

For ordens skyld, jeg møter svært mange særdeles kompetente ildsjeler når jeg jobber som rådgiver og instruktør i kommune-Norge. Det er kommunaldirektører som skjønner sitt ansvar og gir ressurser og mandat til andre flinke fagfolk innen beredskap. Og det er ikke minst beredskapskoordinatorer /ansvarlige som er pådrivere og jobber svært godt med relevante samvirkeaktører, inkludert nødetatene. Men de har ofte en tung jobb. Så ja, kommunene må øve mer – og de må øve med bedre kvalitet. Eller så er det faktisk bare å søle bort tid og penger!
Og en siste ting; når øvelser oppleves meningsfylte og at vi får mestring underveis, viser all empiri at vi også presterer bedre om krisen er et faktum. Det er vel tross alt det som er målet.
Lykke til med viktig øvingshøst:)

Marianne Melfald, marianne@melfaldkrisekom.no, mob: 92 81 93 90.

Ta kontakt!